The 5 Mistakes Landscaping Companies Make When Working with HOAs 

Working with HOAs can be a great opportunity for landscaping companies. 
But it also comes with higher standards, tighter oversight, and very little room for error. 

Many contracts aren’t lost because of poor-quality work, 
but because of small operational oversights that escalate into complaints, conflicts, or cancellations. 

These are the most common mistakes. 

Mistake #1: Not Having Clear Service Evidence

For an HOA, if there are no clear records of: 

• Arrival time 

• Time worked 

• Correct location 

then the service essentially didn’t happen. 

Relying only on verbal reports or crew messages immediately puts the company at a disadvantage when a complaint arises. 

Mistake #2: Constant Variations in Schedules and Routines 

HOAs value consistency more than occasional perfection. 

Arriving at different times each week—even when the work is done well—creates: 

• Complaints 

• Doubt 

• A perception of disorganization 

Lack of consistent routines often impacts contract renewals. 

Mistake #3: Crews Working in the Wrong Areas 

A crew working outside its assigned zone can: 

• Trigger HOA complaints 

• Put the contract at risk 

• Create unnecessary conflicts 

This usually happens due to a lack of clearly defined service areas and effective oversight. 

Mistake #4: Handling Complaints Without Data 

When an HOA raises a concern and the response is: 

• “The crew was there” 

• “They must have gone” 

• “They usually work there” 

the conversation becomes subjective and exhausting. 

HOAs expect data — not explanations. 

Mistake #5: Confusing Control with Micromanagement 

Many owners believe the only way to comply with HOA requirements is to: 

• Make more calls 

• Supervise more 

• Apply more pressure 

In reality, sustainable compliance comes from: 

• Clear processes 

• Automatic records 

• Daily visibility 

How to Avoid These Mistakes 

Landscaping companies that succeed with HOAs have a few things in common: 

• They operate with consistency 

• They document automatically 

• They make decisions using clear, reliable information 

This reduces complaints, protects contracts, and improves long-term relationships with HOA managers. 

Mistakes when working with HOAs may seem minor at first, 
but over time they can cost valuable contracts. 

Identifying and correcting them early allows landscaping businesses to operate with more structure, fewer conflicts, and greater long-term stability.