El servicio al cliente es una de las bases para el crecimiento de cualquier empresa: contar con buenas estrategias de servicio al cliente es importantísimo para darle a cada cliente el respeto que merece y se lleve una buena experiencia. Mejorar el servicio al cliente, por lo tanto, es una de las mejores decisiones a tomar para que un cliente vuelva: lejos de ser una obligación, contar con un servicio al cliente ameno y cálido es una excelente manera de darle identidad a la empresa y contagiar la vocación de servicio.
La falta de claridad en las estrategias de servicio al cliente o en las estrategias de atención al cliente es habitualmente el primer obstáculo con que se encuentran las empresas al momento de plantearse mejorar el servicio al cliente. Es por eso qué, antes de establecer planes de acción para mejorar el servicio al cliente es importante hacer un diagnóstico previo del estado actual del servicio al cliente en la empresa respondiendo algunas preguntas elementales:
¿Qué recuerdo está generando la empresa en los clientes?
Diseñar las estrategias de atención al cliente implica analizar los errores del pasado y corregirlos, de manera de que cada cliente se sienta realmente cómodo y a gusto. ¿Qué se está haciendo mal en el servicio al cliente? ¿Qué técnicas de atención al cliente se pueden implementar para que los clientes se sientan más a gusto? ¿Se le brinda al cliente toda la atención necesaria? Responder con sinceridad estas preguntas, y modificar lo que sea necesario, es el primer paso para mejorar el servicio al cliente.
A partir de estos resultados y del diagnóstico de la situación actual del servicio al cliente en la empresa, es momento de diseñar estrategias de servicio al cliente concretas, con los diferentes aspectos a mejorar y formas de abordarlos.
¿Cómo establecer estrategias de calidad en servicio al cliente?
Empatía: una de las mejores estrategias de servicio al cliente
Las estrategias de atención al cliente de calidad implican ser abordadas desde las emociones y la empatía. Aprender a percibir las emociones del cliente, y ponerse en su lugar, es una de las técnicas de atención al cliente más recomendadas por especialistas. ¿Cómo me gustaría que me traten en un comercio? ¿Qué información precisaría antes de hacer la compra?
Mejorar el servicio al cliente implica construir una experiencia de lealtad y confianza con los clientes y, sobre todo, generar en el cliente la percepción de transparencia. Los clientes deben poder sentir que los servicios son brindados desde una empresa que propone una atención y procesos de venta transparentes, genuinos y comprometidos.
Mostrarse siempre a disposición del cliente, escuchar con atención sus inquietudes y contestarlas con información precisa y verídica es indispensable para lograr un buen servicio al cliente en la empresa, así como también prestar atención a las sugerencias o reclamos de los clientes sobre aspectos a modificar.
Por otro lado, es importante identificar las principales necesidades de los clientes para poder satisfacerlas brindando una experiencia grata. Observar la forma de trabajo de otras empresas en el mercado e imitar los hábitos saludables es otra excelente idea al momento de mejorar el servicio al cliente.
Tips para mejorar la comunicación con los clientes
Hablar el mismo “idioma” que el cliente: utilizar un lenguaje formal pero no complejo, evitando caer en vocabularios excesivamente técnicos, es uno de los mejores tips para mejorar la comunicación con los clientes.
Positividad: una atención honesta y positiva es esencial para mejorar el servicio al cliente. Ofrecer distintas alternativas al cliente y mostrar buena predisposición en la búsqueda de soluciones mejorará notablemente la imagen de una empresa para los clientes.
Trato personalizado: brindarle a cada cliente el tiempo y la atención que se merece es un punto elemental del servicio al cliente. Lejos de una atención “automática”, las estrategias de servicio al cliente apuntan a un trato personalizado y cálido para cada cliente en particular.
Profesionalismo: así como mantener un vocabulario formal es importante, llevar vestimenta adecuada y mantener la higiene de la empresa es fundamental para que el cliente se lleve una buena imagen de su experiencia.
Cumplir la palabra: uno de los tips para mejorar la comunicación con los clientes más importantes es cumplir la palabra para con el cliente: no hacer promesas imposibles, ni otorgar información falsa es una de las premisas del buen servicio al cliente.
Estar a disposición del cliente: incluso luego de una compra, es importante que el cliente sepa que la empresa está a su disposición para ayudarlo ante cualquier necesidad eventual.
Planes de acción para mejorar el servicio al cliente: servicio post venta
El servicio post venta es un aspecto fundamental de las estrategias de servicio al cliente. El cliente no debe sentirse abandonado una vez que ha conseguido el producto o servicio que deseaba, sino que debe sentir que, ante cualquier inquietud o problema, habrá alguien que se encargará de solucionar dicha situación. El servicio post venta está especialmente planeado para generar una experiencia completa respecto al servicio brindado.
Herramientas para mejorar el servicio post venta:
Chat en vivo: la mensajería digital, ya sea vía teléfono móvil o computadora, es una excelente idea para mejorar el servicio post venta para los clientes. Disponer en la web de la empresa esta alternativa puede ser muy útil para mejorar el servicio al cliente y el servicio post venta.
Correo electrónico: el correo electrónico es, aún en la actualidad uno de los métodos de servicio al cliente y servicio post venta más elegido tanto por clientes como por empresas.Contar con un servicio post venta vía correo electrónica implica, también, velocidad en las respuestas para satisfacer las necesidades de los clientes en tiempo y forma.
Atención telefónica: la atención telefónica es, al igual que el correo electrónico, unas de las estrategias de servicio al cliente más utilizadas aún en la actualidad. Contar con un sistema de atención al cliente rápido y eficaz es imprescindible para mejorar el servicio post venta.
Redes sociales: las redes sociales se han convertido también en una forma de contacto rápida y efectiva con el cliente. Mantener activas las cuentas de la empresa, y responder con velocidad las consultas e inquietudes son algunos de los principales tips para mejorar la comunicación con los clientes en el servicio post venta.
En la actualidad existen infinidad de formas de impulsar una empresa y generar crecimiento: ¡los procesos de picking y packing son algunas de ellas! Estas dinámicas son indispensables para el crecimiento de una empresa o emprendimiento, sea grande o pequeño, gracias a que ayudan a optimizar los recursos y la gestión de los mismos. Pero bien… ¿Qué es picking y packing exactamente?
Picking
El término “picking” es una palabra en inglés que en idioma castellano significa “recoger o recolectar”. Es el método utilizado en la preparación de un pedido: se selecciona y se recolectan los productos de diferentes lugares u orígenes para luego ser organizados antes de ser empaquetados para proceder a un envío.
Históricamente ha sido un procedimiento manual, pero las nuevas tecnologías y la necesidad de aumentar la eficacia en las empresas generó una nueva tendencia que implica la automatización del proceso de picking y packing.
Se denomina picking, entonces, al método que se utiliza para automatizar la preparación de pedidos. El objetivo en este proceso de picking consiste en optimizar lo máximo posible el tiempo, esto es: utilizar la menor cantidad de pasos posibles para garantizar la facilidad, agilidad y efectividad en los procesos. Con el picking y packing lo que se busca es identificar determinado producto y al mismo tiempo, localizarlo, es decir, saber de manera automática qué producto está en cada lugar.
Aunque, sea difícil comprender el alcance de la efectividad y agilidad que puede aportar aplicar el método de picking en una empresa, con tan solo pensar en el tiempo perdido cotidianamente en buscar diversos objetos hogareños como las llaves o una billetera, es posible comprender la eficacia y gran ayuda que puede significar para una empresa. Los procesos de picking y packing son métodos directamente ligados con el proceso de reposición de productos y con el envío de pedidos.
Estrategias de picking:
- Recepción de órdenes de compra
- Entrega de las órdenes
- Identificación de las órdenes
- Ubicación de los productos que componen un pedido
- Recolección de los productos en sus locaciones
Entonces, el picking es el método utilizado en la preparación de un pedido e implica: clasificar los productos, localizarlos, recolectarlos y agruparlos para prepararlos.
El Software utilizado para llevar adelante el proceso de picking será de mucha importancia, ya que existen diversos y muy variados programas, y examinarlos en detalle puede ayudar a escoger aquél que resulte más fácil de utilizar. Al automatizar el proceso de picking y llevar un control de stock, los tiempos serán mejor utilizados en relación a la calidad y efectividad de la cadena de producción.
¿Qué es packing?
La principal diferencia al hablar de picking y packing es que se denomina packing a un proceso conjunto: es decir, el envasado y luego empaquetado de un producto determinado, y finalmente el embalado.
Picking y Packing son dos métodos diferentes con diferentes objetivos, pero se complementan: el picking es el método utilizado para la preparación del pedido antes de pasar al proceso de packing, es decir, del empaquetado y embalaje del mismo.
El pick packing se ha vuelto una de las tareas automatizadas más importantes en la gestión de entregas y, por lo tanto, la eficacia de estas y la correcta utilización de tales métodos son vitales para el buen desarrollo de una empresa. Un error en este proceso puede causar una mala entrega y por ello ocasionar diversos problemas para la empresa. Existen diferentes formas de llevar adelante los procesos de picking y packing, dependiendo de los recursos disponibles y de los objetivos de cada empresa.
En cuanto al picking, se puede optar por un proceso “discreto” en el que solo una persona lleve adelante el proceso de principio a fin. Esto implicará un costo menor del proceso de picking packing pero a la vez menor velocidad en el trabajo.
Otra alternativa es contar con un sistema “picking por zonas”, en el cual cada trabajador tendrá una zona asignada (en caso de disponer de más de un trabajador) y recibirá la tarea de buscar determinados productos por cada orden de compra.
Se habla de picking packing dirigido a lotes cuando se trata de grandes espacios con gran cantidad de productos disponibles. Este método es utilizado para rentabilizar el desplazamiento de cada trabajador u operario, y cada empleado o empleada optará por recoger un número superior de unidades de un producto determinado.
Es importante destacar que durante el proceso de packing se deben tener en cuenta las necesidades de los productos. Esto quiere decir que se deben considerar las propiedades específicas del producto: su material; la fragilidad del producto, y todo aquello que sea necesario considerar para poder garantizar una entrega correcta y eficaz.
Una excelente alternativa para agilizar el proceso de packing es contar con una “packing list”: se denomina packing list a la lista o inventario de toda la mercancía que forma parte del proceso de packing.
¿Cómo optimizar los procesos de picking y packing?
El picking y packing son procesos imprescindibles en la logística de cualquier empresa. Por eso, es importante que la compañía cuente con una estrategia precisa de picking y packing para qué, por un lado, los pasos que haya que realizar estén claros y definidos y, además, el personal pueda desarrollar su trabajo con la máxima eficiencia.
Los pasos más conocidos a seguir de picking y packing para optimizar estas tareas en una empresa son:
- Recepción de pedidos.
- Introducción del pedido en el Software elegido para el proceso.
- El software procesa el recorrido más eficaz para poder optimizar el picking
- Cuando el producto se encuentre en condiciones de pasar al proceso de packing, se da comienzo
- Se adjunta la orden de pedido y se indica el destino del mismo
- Registro del pedido en el Software
- Se organiza el envío para optimizar el transporte del mismo, teniendo en cuenta el destino del producto y sus cualidades físicas.
Un control estricto de los procesos de picking y packing permitirá optimizar el tiempo y lograr entregas de calidad en tiempo y forma. Es importante diseñar la estrategia adecuada para aplicar los procesos en cada producto y también contar con el Software adecuado para automatizar y darle prolijidad a dichos métodos.
¿Qué es logística?
Se denomina logística o gestión logística al conjunto de procesos de organización, manejo y transporte de un producto desde su origen hasta llegar al consumidor final. La gestión logística involucra entonces etapas de almacenamiento, transporte y devolución, entre otras, y es importantísima para el crecimiento de una empresa: una gestión logística adecuada permitirá que los productos lleguen en tiempo y forma al cliente. La gestión logística es la encargada de enlazar los diversos actores de la cadena de producción hasta llegar al objetivo final: la casa del cliente. Contar con un buen funcionamiento de la cadena logística de una empresa favorece el cumplimiento de plazos con proveedores, distribuidores y clientes.
El manejo de la gestión logística de una empresa incluye una gran variedad de funciones y actividades, entre las que se pueden destacar las siguientes:
- Gestión de ingresos y salidas de materia prima y productos
- Gestión de transporte, tanto de ingreso como de salidas de la empresa
- Gestión de almacenamiento de productos
- Gestión de compra y distribución de materiales
- Gestión de inventarios
- Gestión de plazos de entrega, distribución y devoluciones
Logística empresarial
Una vez definida con exactitud el concepto de ¿qué es logística?, es preciso interiorizarse en la logística empresarial. Se habla de logística empresarial para referirse, exclusivamente, a las operaciones de gestión logística en el mundo empresarial. La logística empresarial puede incluir también la logística internacional, en casos de importación o exportación de productos.
La organización de una cadena logística internacional es uno de los mayores desafíos que se le puede presentar a una empresa, por lo que es importante contar con un tecnólogo en gestión logística especialmente dedicado a dicha función, además de personal adecuado y capacitado para las diversas tareas que requiere la logística internacional.
Una buena gestión logística empresarial debe estar organizada bajo la siguiente premisa: reducir lo máximo posible los costos en la cadena logística y al mismo tiempo brindar al cliente un servicio de excelencia. La logística empresarial, entonces, es clave para el crecimiento sostenido y organizado de una empresa, además de ser una herramienta fundamental para brindar al cliente la mejor de las experiencias.
Logística inversa
La logística inversa es una tendencia cada vez más utilizada en el mundo de la logística empresarial, y tiene entre sus principales objetivos el cuidado del medio ambiente. Se denomina logística inversa al proceso de recuperación del producto final una vez utilizado por parte de una empresa: es decir, la gestión logística para la recuperación de residuos generados durante la cadena de producción. La logística inversa incluye prácticas como el reciclaje de envases y embalajes, así como también la reutilización o destrucción de residuos potencialmente peligrosos para la salud o el medio ambiente.
Además de su función ecológica para disminuir el impacto medioambiental mediante la reutilización de materiales (utilizando así menos recursos, menos energía y disminuyendo la contaminación), la logística inversa es muy útil para reducir los costos de producción y encontrar nuevas soluciones y productos con los materiales reciclados. Por otro parte, en una sociedad cada vez más preocupada (y con razón) por el cuidado del planeta, la logística inversa permite posicionar a la empresa ante los clientes como una empresa comprometida con el cuidado ecológico.
¡Consejos para mejorar la gestión logística de una empresa!
Orden y planificación
El orden es el pilar fundamental de la logística empresarial. Por eso, para aprovechar al máximo la gestión logística de una empresa es necesario el orden al detalle (y su seguimiento) tanto de la materia prima como de los productos terminados. Llevar un inventario organizado y actualizado diariamente, además de agendas personalizadas para cada cliente o proveedor, es una excelente idea para ordenar la información interna y mejorar la cadena logística. Por otro lado, la planificación es una de las grandes aliadas de la logística empresarial: no dejar nada librado al azar y planificar al detalle cada paso de la cadena logística permitirá disminuir la cantidad de errores involuntarios en el trayecto.
Comunicación fluída
La comunicación entre los distintos eslabones de la cadena logística es imprescindible para el buen desarrollo de una gestión logística. Por eso es necesario facilitar y mejorar la comunicación interna y externa a todo momento: contar con una comunicación fluida es una de las bases de una gestión logística exitosa. En la actualidad, las diversas aplicaciones de comunicación interna son una fantástica alternativa para mantener al personal de la empresa conectado e informado constantemente entre sí, y son cada vez más utilizadas para tareas de logística empresarial.
Gestión de transporte
El transporte es otra de las áreas esenciales de la logística empresarial y, como tal, debe ser considerada una prioridad dentro de la gestión logística. Contar con una flota de vehículos de calidad o asociarse a una empresa específica de transporte confiable y capacitada, es indispensable para la distribución y comercialización de los productos. Por otro lado, es importante asegurarse que los medios de transporte sean los adecuados para los productos a movilizar.
Adaptarse a las nuevas tecnologías
En el mundo actual, adaptarse a las nuevas tecnologías y hacer un buen uso de ellas es fundamental para una gestión logística rápida y eficaz. Utilizar softwares de logística empresarial u otro tipo de aplicaciones, y capacitar constantemente al personal de la empresa para utilizarlo, favorecerá la agilidad de la cadena logística y dará, sin dudas, un salto de calidad al negocio.
Perfeccionar la logística inversa
La logística inversa se ha convertido en un verdadero rasgo distintivo de las empresas confiables y responsables. Es por eso que es una de las herramientas a desarrollar para el crecimiento de una empresa. Capacitar al personal al respecto y reutilizar materiales gracias a la logística inversa generará no solo una mayor conciencia para el cuidado del planeta sino un mejor posicionamiento y prestigio en el mercado y la sociedad.
